新宿で歓送迎会の幹事をまかされたときの進め方

歓送迎会の幹事をまかされると、まず店を探し始めたくなります。ただ、実際に手戻りが起きやすいのは、店選びそのものより、その前後の段取りです。人数が固まらないまま予約を入れて後で変更したり、主役の都合を後から聞いて日程を組み直したり。この記事では、新宿で歓送迎会の会場を決める幹事の方に向けて、何をどの順番で進めると迷わないかを整理します。

最初に決めるのは店ではなく日程

歓送迎会には主役がいます。送る側・迎える側の両方が集まる会であれば、まず主役と、必ず出席してほしい方の都合を先に押さえます。

このとき、候補日を3つ程度に絞って提示するほうが早く決まります。日程調整のツールを使う場合も、候補が多すぎると回答が分散します。金曜の夜は人気が集中しやすく、店の空きも少なくなるため、平日の別曜日を候補に入れておくと選択肢が広がります。

日程が決まってから店を探す。この順番を守るだけで、後半の作業がかなり軽くなります。

人数は「確定」と「変動」を分けて考える

歓送迎会は、直前まで人数が動きます。参加すると答えていた人が来られなくなることも、当日に増えることもあります。

見積もりを取るときは、確実に来る人数と、来るかもしれない人数を分けて把握しておきます。そのうえで店に相談する際は、変更の連絡がいつまで可能かを最初に確認してください。ここが分かっていると、締め切りを部内へ案内するときの根拠になります。

当店では、ご予約後の人数変更も、決まった時点でご連絡いただければ調整いたします。大人数の貸切をご検討の場合は40名様からとなりますので、規模が大きい会は宴会・貸切のページをご確認ください。

店に確認しておきたいこと

会場に問い合わせるときは、聞くことをまとめておくと一度で済みます。歓送迎会で確認しておきたいのは、次のような点です。

• コースの時間と、延長ができるかどうか
• 飲み放題の有無と、含まれる内容
• 席の形（卓が分かれるのか、ひと続きになるのか）
• 主役の席をどこに置けるか
• 挨拶や花束を渡す時間を取れるか
• 食物アレルギーや苦手な食材への対応

このうち、意外と後回しにされがちなのが「挨拶の時間」です。料理が続けて運ばれる形式の店では、話す間が取りにくいことがあります。当店では、串をお持ちするタイミングを調整できますので、挨拶や記念品のお渡しがある場合は事前にお知らせください。

席と提供のしかたが進行に効く

歓送迎会では、幹事が動き続ける会と、そうでない会があります。この差は、料理の提供のしかたで決まる部分が大きくあります。

自分たちで焼く形式では、焼き役が固定されがちです。取り分けが必要な料理が多い場合も同じで、若手や幹事が動き続けることになります。

シュラスコは、焼き上がった肉をスタッフが串のまま席へ運び、目の前で切り分けます。取り分けの手間が席に発生しないので、幹事も席についていられます。進行に集中したい会では、この違いが当日の負担に直結します。

席はソファー席が中心で、人数によって使い分けています。窓際の席からは新宿の夜景が見えます。店内の様子は店内・お席のページでご確認いただけます。なお、完全な個室はありません。

当日の進行をどう組むか

進行表を細かく作る必要はありませんが、次の3つの時刻だけ決めておくと当日が安定します。

1. 乾杯の時刻（遅れる人を何分まで待つか）
2. 挨拶や記念品を渡す時刻
3. 締めの挨拶と、解散の時刻

コースには時間の目安があり、内容によって120分または150分です。挨拶を入れる場合は、その分を見込んで組んでください。二次会へ移るなら、解散時刻から逆算して締めの時刻を決めます。

会費の集め方も先に決めておくと、当日の会計が短く済みます。事前徴収か、当日集めるか。当日であれば、乾杯前に集めておくほうが確実です。

まとめ｜順番を守れば迷わない

歓送迎会の幹事で押さえておきたいのは、次の流れです。

• 主役と必須の参加者の都合から日程を決める
• 確定人数と変動人数を分けて把握し、変更の期限を店に確認する
• 挨拶や記念品の時間を取れるかを、予約時に伝えておく
• 乾杯・挨拶・締めの3つの時刻だけ決めておく

大人数の会場探しで確認したい点については、お知らせ・コラムでも取り上げています。目的別の使い方は利用シーンのページにまとめました。

シュラスコテーブル FOGO De BRASIA 新宿は、新宿駅東口から徒歩約3分、西武新宿駅から徒歩約4分。営業時間は16:00〜23:00で、定休日はありません。コースの内容と料金はメニュー・料金のページ、空席状況はTableCheckの予約ページからご確認いただけます。