新宿で40名以上の貸切宴会を計画する際の確認事項

40名を超える会は、席を予約するというより、会を設計する作業に近くなります。決めることが多く、順番を間違えると手戻りが出ます。この記事では、当店で貸切をご相談いただく際に、どの順で何を決めていくのかを整理します。

1. まず、規模と日程を「幅」で相談する

最初にやるべきは、人数を確定させることではありません。幅を決めて、早めに相談を始めることです。

「40名から55名」「11月の第2金曜か第3金曜」といった幅で構いません。確定を待っているあいだに希望日が埋まってしまうことのほうが、実際には多く起こります。とくに12月と3月は、忘年会と歓送迎会が重なるため早く埋まります。

当店の貸切は40名様からです。40名に満たない場合も、フロアの一部を確保する形でご案内できることがありますので、その旨をお伝えください。

2. 予算をひとりあたりで決める

貸切の相談で最初に固めたいのが、ひとりあたりの金額です。ここが決まると、料理と飲み物の構成が自動的に絞られます。

当店は7,700円（税込）からを起点に、コース内容・料理・お飲み物・お時間をご相談のうえ決定します。「ひとり8,000円以内で」といったご予算からの逆算も承ります。

コースと飲み放題が組みになっているため、当日の飲み方によって総額が動きません。案内メールに金額を書けるので、集金の見積もりがぶれないという利点があります。大人数の会では、この一点が幹事の負担を大きく減らします。

3. 会の性質から席の形を決める

同じ40名でも、席の組み方で会の性質が変わります。目的から逆算して決めてください。

全体で一つの会にしたい

窓沿いのテーブル席をつなげる形。挨拶や乾杯の音頭が全員に届きやすくなります。

少人数のかたまりで話したい

ボックスソファー席を複数使う形。話しやすい反面、全体の一体感は出にくくなります。

多くの人と話したい

席を固定しない形。同窓会のように、参加者同士の再会が目的の会に向きます。

サラダバーがあることで、席を立つ用事が自然に生まれます。着席したまま終わらないため、席が固定されると困る会には有利に働きます。

4. 進行を共有する

挨拶、乾杯、贈呈、締めの言葉。進行が決まっていれば、料理をお持ちするタイミングをそれにあわせて調整できます。

シュラスコは、スタッフが焼きたての串を持って各テーブルを回る形式です。挨拶の最中に肉が回ってしまうと落ち着きませんので、進行表があれば事前に共有してください。当日の変更も、担当スタッフにお声がけいただければ対応します。

主役がいる会では、お席の位置のご希望もあわせてお知らせください。歓送迎会であれば、乾杯のスパークリングやメッセージ入りのデザートプレートを、送る言葉の直前にお持ちする流れも組めます。

5. 当日までの確認事項

• 最終人数の連絡期限を店側と確認したか
• 集金方法（当日集金か事前送金か）を参加者へ伝えたか
• アレルギーのある方の有無を把握したか
• 挨拶・乾杯・締めの担当を決めたか
• 終了時刻と、二次会の有無を案内したか
• 会場までの道順を参加者へ共有したか

当店は新宿駅から徒歩約3分、西武新宿駅から徒歩約4分です。複数路線から集まりやすく、道順の説明も短く済みます。